PIPE – Plataforma Integrada de Planejamento e Gestão Estratégica

pipe

A Plataforma manterá informações de planejamento estratégico identificado pela instituição, permitindo, a partir dos seus objetivos e metas traçados, criar projetos que os atenderão. Seus projetos poderão ter gerenciados seus custos e pessoas. Atualmente, divide-se nos seguintes módulos:

  • Planejamento Estratégico;
  • Plano Orçamentário;
  • Gerenciamento de Projetos;
  • Execução Orçamentária e Financeira;
  • Relatório Orçamentário Financeiro; e
  • Segurança.

Planejamento Estratégico

Módulo que manterá a Estratégia definida pela instituição. A Estratégia não é um processo de gestão isolado; é uma das etapas de um processo contínuo lógico que movimenta toda a organização desde a declaração a missão, visão e valores de alto nível até o trabalho executado pelos empregados da linha de frente e de suporte.

Tudo começa com a estratégia. A execução não pode ocorrer até que alguém tenha algo para executar. Uma estratégia ruim produz execuções deficientes e resultados insatisfatórios, por isso é importante se focar primeiro em uma estratégia vigorosa.

Há fatores que são primordiais para garantir o sucesso da execução daquilo que foi estrategicamente definido, o módulo pretende auxiliar com:

Análise Institucional

  • A declaração de Missão, Visão e Valores são fundamentais para nortear quais os princípios a serem seguidos em todo o processo do planejamento.
  • O processo é bem simples, mas a automatização facilita as futuras consultas necessárias.

Identificar e Registrar Instrumentos Legais

  • A identificação de leis, normas e diretrizes e definição de novos instrumentos legislativos internos, relevantes ao processo de planejamento são importantes.

Análise SWOT

  • Com base nas respostas obtidas através da análise efetuada, com base nos aspectos propostos na Análise Preliminar são identificadas as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, vigentes no momento da análise.
  • O relacionamento entre os resultados da Análise Preliminar permitirá obter o conjunto de respostas agrupadas em tópicos a capitalizar, melhorar, monitorar e mitigar.

Priorização e Classificação

  • Através da utilização de alguns dos recursos de Álgebra Relacional, que poderá ser realizado de forma não automatizada, efetua-se o agrupamento das respostas obtidas na Análise Preliminar, onde foram identificadas as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, vigentes no momento da análise.
  • Para a definição de estratégias esse é o momento atual, o “onde estamos”.  Com base no conjunto de informações obtidas, identifica-se onde investir em inovação (capitalizar), onde é necessário o desenvolvimento (principalmente na otimização de processos e aprimoramento de recursos humanos), onde efetuar o balanceamento entre forças e ameaças externas objetivando manter o equilíbrio, assim como a mitigação dos riscos que permitirá a sobrevivência da organização.

Definição de Perspectivas

  • Identificação das perspectivas que serão utilizados para efetuar a análise e elaboração do planejamento estratégico é apenas uma proposta, podendo ser alterada dependendo das necessidades específicas de cada gestão.

Balanced Scorecard

  • O BSC, por definição, é um instrumento que visa a conversão de ativos intangíveis em resultados tangíveis.

Elaboração do Mapa Estratégico

  • Os registros dos Objetivos Chaves e Inter-Relacionamentos são a identificação dos objetivos estratégicos e a relação de dependência com os demais objetivos.
  • A operacionalização dos objetivos estratégicos ocorre através da integração com o Módulo Tático e Operacional, efetuando controles contábeis de desempenho, transformar os objetivos, que podem ser subações, em projetos.
  • O processo de avaliação e controle de desempenho deve ocorrer através da integração com o módulo específico.

Plano Orçamentário

Módulo responsável pelo controle da distribuição dos recursos, oriundos das Ações Orçamentárias, entre Origens/Destinações da Unidade Orçamentária (UO), manutenção e distribuição desses recursos, dos Objetivos Estratégicos e suas Metas, gerados no Mapa do Módulo de Planejamento Estratégico, manutenção dos projetos que auxiliarão no atendimento das metas e gerenciamento dos Planos Internos (PI). Seus conceitos estão baseados no Plano de Desenvolvimento Interno existente na Universidade de Brasília (UnB) e no Manual Técnico de Orçamento (MTO).

Vinculação das Metas com suas respectivas Áreas Estratégicas

Permite a vinculação das Metas definidas às Áreas Estratégicas que deverão executá-las.

Manutenção de Ações Orçamentárias e Destinações

Permite realizar a manutenção das Ações Orçamentárias e Destinações e, ainda, vincular as Unidades Organizacionais que receberão recursos.

Definição de Período para Elaboração do Planejamento

Permite a definição de prazo limite para a elaboração do planejamento institucional por parte dos centros de custos.

Permite também a liberação de prazo individualmente para cada centro de custo que tenha solicitado acesso.

Consolidação do Planejamento da Instituição

Permite a consolidação do planejamento da instituição. A consolidação consiste na apresentação de relatório contendo o somatório de todos os projetos distribuídos por cada unidade.

Comunicação das Unidades

Permite o envio de comunicado padrão aos responsáveis da unidade sobre as alterações ocorridas no Planejamento Institucional.

Manutenção de Projetos de Trabalho

Permite realizar a manutenção de Projetos de Trabalho e Tarefas desses projetos, para uma Unidade Organizacional, visualizar os recursos disponíveis de cada fonte para a Unidade Organizacional, vincular Meta a um Projeto de Trabalho, finalizar o planejamento, encaminhar o planejamento para validação, validar o planejamento por Unidade Organizacional, cadastrar restrições para as Tarefas, realizar o ajuste do planejamento, solicitar autorização de despesas, arquivar solicitação de autorização e autorizar PI (Plano Interno).

Geração dos Despachos para os Planos Internos

Permite consultar e gerar os Despachos dos Planos Internos cujos códigos já foram autorizados.

Apresentação do Plano de Desenvolvimento Institucional

Permite consultar o Plano de Desenvolvimento Institucional com seus Objetivos, Metas e Áreas Estratégicas que o executará.

Listar Unidades Organizacionais

Permite consultar as Unidades Organizacionais existentes e selecionar uma para manter nas edições que as utilizam.

Manutenção do Plano de Trabalho Resumido

Permite a manutenção de Programas de Trabalho Resumidos utilizados para o valor disponibilizado pela União para distribuição entre as fontes da Instituição

Gerenciamento de Projetos

Ferramenta para gerenciamento de projetos, mas que não pretende replicar funcionalidades já existentes produtos de mercado.

Elaboração de cronograma e funcionalidades de elaboração de Estrutura Analítica do Projeto – EAP, poderão ser anexados e visualização do artefato.

Criação de projeto

Permite a formalização da criação de um novo projeto, nomeação de gerente para o projetoe importação de informações previamente lançadas no módulo Plano Orçamentário.

Planejamento

Elaboração de Plano de Projetoe Importação de informações previamente lançadas no módulo Plano Orçamentário.

Escopo

Formalização do escopo e não escopo, disponibilização de área para upload EAPe geração de gráfico de desempenho para refletir andamento do projeto

Prazos

Disponibilização de área para upload de cronograma, geração de Gráfico de Gantt.

Custos

Importação de informações de valores planejados para o projeto do Módulo Plano Orçamentárioe detalhamento dos custos vinculados a cada entrega mapeada para o projeto.

Comunicação

Funcionalidades para elaboração de Plano de Comunicação.

Riscos

Funcionalidades para elaboração de Matriz de Riscose Geração de gráfico de tendência dos riscos

Recursos Humanos

Funcionalidades para elaboração de Matriz de Responsabilidadese Área para registro de plano de capacitação necessário ao desenvolvimento técnico para o projeto

Execução Orçamentária

Tem como objetivo desenvolver uma interface capaz de registrar no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI todos os atos e/ou fatos contábeis de forma ágil e transparente, tendo por base o planejamento orçamentário e estratégico, permitindo ao gestor conhecer, controlar e monitorar os recursos financeiros disponíveis.

Subsidiar o gestor na tomada de decisão

O Sistema permitirá ao Gestor conhecer a aplicação dos recursos por meio da execução orçamentária e financeira uma vez que estará registrado na Nota de Empenho do Plano Interno, e seus respectivos atributos, com as informações do Planejamento Estratégico e Institucional da Unidade.

Informações Gerenciais

Ao incorporar a execução orçamentária e financeira com informações provenientes do planejamento institucional e/ou estratégico da Unidade, será permitido ao Gestor conhecer o resultado da aplicação dos recursos e seu impacto no plano.

Findar o retrabalho de preenchimento do SIAFI

Permitirá aos usuários do Sistema Execução Orçamentária e Financeira o envio ao SIAFI dos atos e/ou fatos contábeis automaticamente por meio de ferramentas de integração entre os Sistemas.

Controle e Gestão dos recursos orçamentários e financeiros

Será capaz de controlar e gerir os recursos orçamentários e financeiros dado que está nesta etapa todas as informações constantes do Plano poderão ser consultadas e analisadas, permitindo, se necessário, ajustes tempestivos no Plano e/ou Execução.

Maior transparência e agilidade

Será permitida ao Gestor a extração de Relatórios Gerenciais dos atos e/ou fatos contábeis à luz do Plano por meio das Subações e dos Planos Internos, sendo possível ao usuário a execução de tarefas morosas de forma automatizada.

Relatório Orçamentário Financeiro

Solução dedicada ao processamento analítico dentro da plataforma, visando disponibilizar a Universidade de Brasília, acesso aos dados e informações de planejamento e execução orçamentária da organização.

Solução OLAP (Processamento analítico on line) que visa disponibilizar aos usuários dados e informações financeiras por meio de software dedicado à construção de consultas e relatórios dinâmicos sobre as bases de dados do SIAFI-STA.

Relatórios personalizados e flexíveis para suportar a tomada de decisão acerca do planejamento e execução orçamentária.

Embutido no pacote da solução está a construção de processos destinados a extrair, transformar e carregar os dados no banco de dados desenvolvido para suportar o produto. Esses processos denominados como J”obs ETL” são os grandes recursos da solução adotada tendo em vista a dificuldades de se extrair dados diretamente das bases governamentais do SIAFI.

Relatórios Nível 01

Relatórios pré-definidos, com layout e assunto bem delimitados visando disponibilizar aos usuários da solução acesso rápido a informações prontas.

Relatórios Nível 02

Relatórios personalizados permitindo ao usuário:

  • Filtrar por critérios de seleção
  • Escolher os campos de saída
  • Escolher um template para seu relatório
  • Definir o formato da saída nos formatos XLS, PDF e WORD.

Relatórios Nível 03 – Consultas OLAP

  • Consultas dinâmicas sobre um cubo muldimensional
  • Flexibilidade na construção de consultas
  • Drag and Drop
  • Processamento em memória
  • Acesso a todos os atributos e hierarquia de dados do SIAFI
  • Filtros dinâmicos (Seleção)
  • Drill Down
  • Dril Trougth
  • Rotação linha x Coluna
  • Gráficos básicos ( Linha, Pizza, Barras verticais e horizontais)
  • GeoMaps (Utilizando um plugin específico)
  • Salvar Consultas
  • Consultas avançadas via MDX
  • Métricas de negócio pre-processadas
  • Indicadores de desempenho

Segurança

Sistema responsável pela autenticação, autorização de acessos e integração de informações cadastrais de usuários, baseado no conceito de autenticação única. Centrado na configuração de níveis de acessos através da criação  de perfis capazes de restringir ou estender funcionalidades  por tipos de objetos (botões, menus, abas), por tipo de ação invocada (visualização, inclusão, exclusão ou alteração), pela natureza ou confidencialidade da informação, pela lotação do usuário ou unidade organizacional.

Manter informações sobre os sistemas

Manter sistema (consultar, incluir, alterar e excluir sistema), possibilitar a consulta de sistema através de filtros de pesquisa e inativar um sistema.

Manter informações sobre os módulos dos sistemas

Manter módulo (consultar, incluir, alterar e excluir módulo), possibilitar a consulta de módulo através de filtros de pesquisa, ativar/inativar um módulo e informar a ordem de exibição dos módulos.

Manter informações sobre os menus dos módulos

Manter menu (consultar, incluir, alterar e excluir menu), possibilitar a consulta de menus através de filtros de pesquisa, ativar/inativar um menu, a adição de submenus, agrupar os menus por tipo, adicionar/remover as funcionalidades de um menu e informar a ordem de exibição dos menus.

Manter informações sobre as funcionalidades disponíveis para os menus

Manter funcionalidade (consultar, incluir, alterar e excluir funcionalidade), Possibilitar a consulta de funcionalidade através de filtros de pesquisa, ativar/inativar uma funcionalidade e o reaproveitamento de funcionalidades entre os sistemas.

Configurar perfil de acesso

Manter perfil (consultar, incluir, alterar e excluir perfil), possibilitar a consulta de perfil através de filtros de pesquisa, ativar/inativar um perfil, detalhar os dados de um perfil, a configuração do perfil de acesso se estenda a funcionalidades e tipos de objetos (botões, menus, abas), permitir a criação de um único “super usuário” (perfil que acessa todas as funcionalidades do sistema) e informar a data expiração do perfil.

Manter informações os usuários

Manter Usuário (consultar, incluir, alterar e excluir usuário), possibilitar que o CPF seja a chave identificadora do usuário, permitir a concessão/revogação de um ou mais perfil ao usuário, associação de uma ou mais unidade administrativa ao perfil do usuário, detalhar os dados de um perfil, alterar os dados pessoais do usuário, ativar, inativar ou bloquear o usuário com uma justificativa, consulta de usuário através de filtros de pesquisa e permitir o envio de e-mail com as informações de primeiro acesso quando cadastro de um novo usuário.

Solicitar perfil de acesso informatizado

Possibilitar que a solicitação de acesso seja por CPF e módulo, a escolha de um perfil por solicitação, detalhamento dos dados de um perfil, o solicitante informe os seus dados pessoais quando primeira solicitação de acesso e avisar por e-mail que existe uma solicitação de acesso no aguardo de autorização.

Autorizar perfil de acesso informatizado

Possibilitar que o autorizador acesse o sistema/solicitação de acesso no aguardo de autorização através do endereço de acesso enviado por email, possibilitar autorizar/não autorizar uma solicitação de acesso, retornar para o solicitante, por email, o resultado da análise da solicitação de acesso (autorizada/não autorizada), possibilitar a consulta de solicitações através de filtros de pesquisa e permitir o detalhamento dos dados de um perfil.

Gerar log de auditoria

Registra log de auditoria para todas as ações de inserção, alteração e exclusão e permite sua consulta através de filtros de pesquisa.

Permitir simulação de acesso com o login de outro usuário

Possibilitar que um usuário conecte ao sistema com o CPF de outro usuário para verificar possíveis erros, somente com acesso de leitura.

Manter textos de ajuda para os menus

Permitir um texto de ajuda para todos os menus e abas e que qualquer usuário, com o devido perfil, consiga editar o texto de ajuda.

Permitir a recuperação de senha

O usuário pode recuperar a sua senha a qualquer momento, sendo avisado por e-mail orientando sobre o nível de segurança para a senha informada.

Disponibilizar serviço de autenticação para todos os sistemas da plataforma

Permitir um único ponto de entrada, ou seja, será necessário autenticar uma única vez para acessar todos os sistemas disponíveis de acordo com o perfil de acesso. Ao autenticar, atribuir os perfis ativos e não expirados associados ao usuário.

Visualizar as configurações do usuário

Visualização dos perfis associados ao usuário.

Gerar relatórios

Gerar relatórios, permitir a aplicação de filtros diversos para gerar os relatórios e a exportação dos dados visualizados para o formato .CSV (comma separated values).